După ce ai clarificat Planul de Afaceri (S3-L), urmează una dintre cele mai sensibile părți ale dosarului: un buget de proiect pentru grant cu prezentarea celor 3 oferte ale achizitiilor. Nu doar evaluatorul îl verifică atent, ci și finanțatorul, în toate etapele – de la aprobare până la decontare.
Pentru multe IMM-uri, tentația este să „pună niște prețuri orientative” și să ajusteze ulterior. Problema este că, un buget de proiect pentru granturi se construiește pe 3 oferte reale și trebuie să respecte reguli de concurență și transparență; dacă sari peste acest pas, riști cofinanțare mai mare decât te așteptai sau chiar cheltuieli declarate neeligibile.
🔗 Referință serie: Dacă nu ai citit încă articolul S2-Mi („Cheltuieli eligibile vs. neeligibile: exemple concrete”), te recomandăm să începi de acolo – înțelegerea diferenței între ce poți și ce nu poți deconta din grant este baza pe care se construiește bugetul.
De ce nu poți face bugetul „din burtă”
Dacă estimezi prețurile „din memorie” sau pe baza unor discuții informale, există două riscuri majore:
⚠ Subestimezi costurile – și, la implementare, descoperi că ceea ce vrei să cumperi costă mult mai mult. ⚠ Supraestimezi costurile – iar evaluatorul îți ajustează bugetul sau îți cere explicații pentru valori care par „umflate”.
În ambele cazuri, rezultatul este același: cifrele din Planul de Afaceri nu mai au legătură cu realitatea, cofinanțarea ta se schimbă și încrederea evaluatorului scade. Un buget de proiect pentru granturi credibil, pornește de la 3 oferte reale, nu de la cifre aproximative.
De ce cer ghidurile ca un buget de proiect sa fie stabilit de la analiza a 3 oferte pentru aceeași achiziție
Ghidurile și manualele de achiziții pentru beneficiari privați pornesc de la câteva principii simple: concurență reală între furnizori, tratament egal, transparență și valoare corectă pentru bani. De aceea, pentru anumite valori ale achizițiilor, se cere explicit să soliciți și să păstrezi mai multe oferte.
Pragurile exacte (de la ce sumă și pentru ce tip de achiziție) diferă de la un program la altul și sunt precizate în ghidul și manualul de achiziții al apelului tău. Important este să reții logica: finanțatorul vrea să vadă că nu ai ales „din reflex” un furnizor favorit, ci ai comparat obiectiv mai multe variante și ai argumentat de ce ai ales soluția propusă în proiect.
Cum arată concret „Regula Buget Proiect cu 3 oferte”
În practică, „regula celor 3 oferte” înseamnă să ai, pentru fiecare achiziție importantă, cel puțin trei propuneri comparabile. Comparabile înseamnă că fiecare ofertă răspunde la aceeași cerere, cu aceleași specificații minime și aceeași unitate de măsură.
Pragurile financiare și procedurile exacte le vei găsi în documentele programului; ceea ce poți face în orice caz este să tratezi „3 oferte” ca pe un standard de bun-simț, chiar și atunci când ghidul nu îl cere explicit. Pentru investițiile mari (utilaje, lucrări, software complex) este în interesul tău să vezi ce există pe piață, nu doar să validezi prețul unui singur furnizor.
Ce trebuie să conțină o ofertă ca să fie comparabilă
O ofertă utilă pentru bugetul tău și acceptabilă pentru finanțator trebuie să conțină, în mod clar:
✓ Datele furnizorului (denumire, CUI, date de contact) ✓ Descrierea produsului sau serviciului, cu specificații tehnice minime relevante ✓ Cantitatea și prețul unitar, plus prețul total ✓ Termenul de livrare / execuție ✓ Condițiile de garanție și eventualele servicii incluse (montaj, training, mentenanță)
Dacă un furnizor îți trimite doar un email cu „preț orientativ” fără aceste informații, este greu să îl folosești ca bază pentru buget și aproape imposibil de apărat la o verificare ulterioară.
Pașii ca să colectezi și să compari corect ofertele
- Definește clar ce vrei să cumperi
Înainte să scrii furnizorilor, stabilește specificațiile minime: ce funcții trebuie să aibă utilajul sau software-ul, ce capacitate, ce standarde trebuie să respecte. Nu e nevoie de un caiet de sarcini complicat, dar trebuie să știi suficient de clar ce cauți, astfel încât toate ofertele să răspundă la aceeași nevoie.
- Trimite o cerere de ofertă structurată
Cererea de ofertă ar trebui să conțină, măcar, descrierea produsului sau serviciului, cantitățile, termenul până la care aștepți răspunsul și, eventual, mențiunea că proiectul este legat de un grant. Astfel, furnizorii știu că prețurile trebuie să rămână valabile o anumită perioadă și că vei avea nevoie de ofertă scrisă, semnată.
- Folosește o matrice simplă de comparație
După ce primești ofertele, pune-le într-un tabel simplu, cu coloane pentru: preț total, garanție, servicii incluse, termen de livrare, alte condiții importante. Chiar dacă ghidul nu îți cere explicit un „raport de comparație”, acest tabel te ajută să alegi în cunoștință de cauză și, la nevoie, să demonstrezi că decizia ta a fost una obiectivă.
📊 Ai nevoie de un instrument vizual? Diagrama „” condensează toți acești pași pe o singură pagină. O găsești la finalul articolului.
Cum te ajută Diagrama „Regula celor 3 oferte”
Diagrama condensează tot procesul într-o singură pagină:
1️⃣ Definirea clară a achiziției (specificații, cantități) 2️⃣ Trimiterea cererilor de ofertă la cel puțin 3 furnizori 3️⃣ Colectarea ofertelor în format comparabil 4️⃣ Completarea matricei de comparație 5️⃣ Alegerea furnizorului și arhivarea tuturor documentelor
O poți ține lângă tine când lucrezi la buget sau o poți da colegului responsabil de achiziții. Scopul ei este să nu sari niciun pas important și să construiești un buget pe baze solide, nu pe aproximări.
Următorii tăi pași
📥 CTA 1: Descarcă Diagrama „Regula celor 3 oferte” și verifică dacă bugetul proiectului tău se bazează pe 3 oferte reale, comparabile, nu pe estimări optimiste.
📝 CTA 2: Alege una dintre investițiile mari din proiect (de exemplu, principalul utilaj sau pachetul software) și parcurge toți cei 5 pași din diagramă pentru a o ancora în oferte clare.
🔮 În episodul de vineri (S3-V): Punem toate piesele la un loc și vedem ce documente trebuie să fie în dosar la depunere și ce lipsește, cel mai des, din proiectele respinse la prima verificare.
Pragurile, procedurile și exemplele din acest articol sunt orientative și se bazează pe ghiduri oficiale valabile la începutul anului 2026; pentru un proiect concret, verifică întotdeauna ultimul Ghid al Solicitantului și manualul de achiziții al apelului tău.
EURO AGENCY – Consultanță strategică pentru IMM-uri
Serie: IMM-FINANȚĂRI 2026 – Plan de Afaceri & Cerere de Finanțare | Episodul 8 din 18
